36 uur per week (woensdag en vrijdag voorkeursdagen)

Rapportagelijn

Rapporteert inhoudelijk aan de manager(s) van een team.

Doel van de functie

Het zoveel mogelijk zelfstandig verrichten van secretarieel en administratief ondersteunende werkzaamheden voor een manager/sector/team.

Hoofdtaken/verantwoordelijkheidsgebieden

  • Levert bijdragen aan de ontwikkeling van administratieve procedures voor de verschillende processen binnen het bedrijf;
  • Ondersteunt alle teams inclusief HR, COO, Business Development en Projects (meerdere managers). 
  • Ondersteunt bij de organisatie van bijeenkomsten, nationaal en internationaal, met (potentiële) klanten en andere relaties;
  • Ondersteunt indien nodig met het opstellen van rapportages.
  • Adviseert en ondersteunt de manager bij de planning en uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden, waaronder het bewaken van de voortgang van besluiten, afspraken, acties e.d., het signaleren van onregelmatigheden en vertragingen hierbij, het stellen van prioriteiten en het zorgen dat de manager goed geïnformeerd blijft over relevante zaken en ontwikkelingen. In dit kader wordt overleg gevoerd met medewerkers binnen de organisatie en met derden.
  • Signaleert en anticipeert op relevante beleidsontwikkelingen in en buiten het bedrijf.
  • Beheert de (team)agenda van de manager, beoordeelt afspraken op inhoud en prioriteitstelling en bewaakt de voortgang van de hieruit voortvloeiende acties.
  • Beoordeelt binnenkomende telefoongesprekken inhoudelijk en op prioriteitstelling en handelt de gesprekken zoveel mogelijk zelf af.
  • Beoordeelt correspondentie op prioriteitstelling en inhoudelijk. Voegt mede op eigen initiatief en deels naar eigen inzicht voor afhandeling benodigde informatie toe en handelt zaken van meer routinematige aard zelfstandig af.
  • Voert het secretariaat van het (management)teamoverleg en andere in- en externe overleggen, zoals voorbereiden en notuleren van vergaderingen, besprekingen etc, het uitbrengen van besluiten- en actielijsten, het bewaken van de acties.
  • Draagt zorg voor het sector/teamarchief, waaronder het opbergen en lichten van diverse stukken.
  • Organiseert bijeenkomsten, zoals teambuildingsbijeenkomsten, zakenreizen, feesten.
  • Houdt de gegevens van het sector/team actueel.
  • Concipieert aan de hand van kernbegrippen brieven/memo’s/rapporten en presentaties.
  • Corrigeert zo nodig het Nederlands van door anderen opgestelde brieven/memo’s/rapporten en presentaties.
  • Kennis van de Engelse taal zowel mondeling als op schrift op minimaal niveau B1 (kunnen begrijpen van teksten en daar antwoord op kunnen formuleren, kunnen communiceren in het Engels met verschillende stakeholders)

Competenties

  • Initiatief. Kansen zoeken en daarop actie nemen. Liever op eigen initiatief handelen dan passief afwachten.
  • Voortgang bewaken. Effectief bewaken en controleren van de voortgang in eigen werk en dat van anderen, met de beschikbare tijd en middelen; actief instellen en hanteren van daarop gerichte procedures en anticiperen op toekomstige ontwikkelingen.
  • Omgaan met details. Tonen aandacht te hebben voor details; langdurig effectief kunnen omgaan met detailinformatie.
  • Samenwerken. Actief bijdragen aan samenwerking voor gemeenschappelijke doelen, ook wanneer dat geen direct persoonlijk belang dient; daartoe de onderlinge communicatie bevorderen.
  • Organisatiebewustzijn. Laten zien te begrijpen hoe een organisatie functioneert; bij acties rekening houden met de gevolgen voor de eigen organisatie en/of de organisatie van de klant.
  • Aanpassingsvermogen. Doelmatig blijven handelen door zich aan te passen aan veranderende omgevingen, taken, verantwoordelijkheden of mensen.
  • Stresstolerantie. Effectief blijven presteren onder tijdsdruk, bij tegenslag, teleurstelling of tegenspel. Daarbij kalm in proportie met het belang van de zaak reageren.

Kennis/Werk- en denkniveau

Mbo+ kennis- en denkniveau aantoonbaar door relevante diploma’s (bijvoorbeeld havo, zonder wis- en natuurkunde, aangevuld met functionele c.q. aanvullende kennis, dan wel meao).

Stuur je motivatiebrief en cv voor 18 maart a.s. naar Linda Greydanus, lgreydanus@pwnt.com telefoonnummer 0612092258.